Datenschutzerklärung
Informationspflichten für Bewerberinnen und Bewerber
Der Schutz Deiner persönlichen Daten ist uns ein besonderes Anliegen. Wir verarbeiten Deine personenbezogenen Daten (kurz „Daten") daher ausschließlich auf Grundlage der gesetzlichen Bestimmungen. Mit dieser Datenschutzerklärung wollen wir Dich über die Verarbeitung Deiner Daten in unserem Unternehmen und die Dir zustehenden datenschutzrechtlichen Ansprüche und Rechte umfassend im Sinne der Art. 13 und 14 der Europäischen Datenschutz-Grundverordnung (EU DSGVO) informieren.
1. Wer ist für die Datenverarbeitung verantwortlich und an wen kannst Du Dich wenden?
Verantwortlich ist
CipSoft GmbH Prüfeninger Straße 20, 93049 Regensburg kontakt@cipsoft.com
Der betriebliche Datenschutzbeauftragte ist
Herr Christian Volkmer Projekt 29 GmbH & Co. KG Ostengasse 14 93047 Regensburg Tel.: 09 41 – 29 86 93-0 Fax: 09 41 – 29 86 93-16 E-Mail: anfrage@projekt29.de
2. Welche Daten werden verarbeitet und aus welchen Quellen stammen diese Daten?
Wir verarbeiten Deine personenbezogenen Daten als
Stammdaten (wie Geschlechtszugehörigkeit, Vor- und Nachname, Namenszusätze, Geburtsdatum, Geburtsort und -land, Staatsangehörigkeit(en), Familienstand, ggf. Arbeitserlaubnis und Aufenthaltstitel)
Kontaktdaten (private Anschrift, (Mobil-)Telefonnummer, E-Mail-Adresse)
Ggf. besondere Kategorien personenbezogener Daten i.S.v. Art. 9 DSGVO (z. B. Hinweise auf ethnische Herkunft, Religion und/oder Gesundheit)
Angaben zu besonderen persönlichen Verhältnissen (z. B. gesundheitliche Einschränkungen, relevante Vorstrafen und ggf. Führungszeugnis)
Angaben zur Ausbildung (höchster allgemeinbildender Schulabschluss, höchster beruflicher Ausbildungsabschluss)
Angaben zur Überweisung der Vergütung (Name des Geldinstitutes, IBAN, BIC)
Qualifikationen mit zugehörigen Zeugnissen bzw. Zertifikaten
Bewerbungsunterlagen
Gehaltsdaten
Urlaubszeiten
Schwerbehinderung / Gleichstellung
Bilddaten (Foto- oder Video) gegebenenfalls in Verbindung mit Stammdaten, Metadaten (Datum, Uhrzeit, Ort der Aufnahme), etc.
Soweit wir im Bewerbungsverfahren KI-gestützte Funktionen einsetzen, verarbeiten wir zusätzlich automatisiert erzeugte bzw. strukturierte Informationen aus Deinen Bewerbungsunterlagen, insbesondere Zusammenfassungen, Hinweise zur Erfüllung jobbezogener Kriterien, Screening-Ergebnisse sowie Entwürfe von Kommunikationsinhalten.
3. Für welche Zwecke und auf welcher Rechtsgrundlage werden die Daten verarbeitet?
Zum Zwecke der Vertragsanbahnung und Vertragsbeziehung mit Dir als Lieferant bzw. Deinen organschaftlichen Vertretern oder Bevollmächtigten werden Deine personenbezogenen Daten basierend auf folgenden Rechtsgrundlagen verarbeitet:
zur Erfüllung von (vor-)vertraglichen Pflichten (Art 6 Abs. 1 lit. b DS-GVO):
Deine persönlichen Daten werden ausschließlich zum Zwecke der Begründung eines Beschäftigungsverhältnisses, zur Evaluierung der fachlichen und persönlichen Fähigkeiten, Bereitstellung von Informationen über mögliche Jobchancen, Trainingsmöglichkeiten und Karriereentwicklungen erhoben, gespeichert und für folgende Zwecke der Personalverwaltung verarbeitet:
Bewerberverwaltung
Lohnverrechnung
Mitarbeiterverwaltung
zur Erfüllung rechtlicher Verpflichtungen (Art 6 Abs. 1 lit. c DS-GVO):
Eine Verarbeitung Deiner Daten ist zum Zweck der Erfüllung unterschiedlicher gesetzlicher Verpflichtungen erforderlich:
Mögliche Ansprüche aufgrund der allgemeinen Gleichbehandlung
auf Basis Deiner Einwilligung (Art 6 Abs. 1 lit. a DSGVO):
Wir holen Deine Einwilligung gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO ein, sofern keiner der oben dargestellten Rechtfertigungsgründe vorliegt. Dabei werden wir etwaige zusätzliche Vorschriften selbstverständlich vollumfänglich beachten. Deine freiwillige und jederzeit widerrufbare Einwilligung benötigen wir vor allem für die folgenden Zwecke:
Speicherung Deiner Daten über die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen hinaus, zur Aufnahme in unseren Bewerberpool
Gesundheitsdaten, die Du uns nach Art. 9 Abs. 2 lit. a DSGVO erteilt hast
Einsatz KI-gestützter Funktionen im Bewerbungsverfahren
Wir setzen im Bewerbungsverfahren teilweise KI-gestützte Funktionen innerhalb unseres Bewerbermanagementsystems ein, um Bewerbungsunterlagen anhand vorab definierter, stellenbezogener Kriterien zu strukturieren und auszuwerten, interne Rückmeldungen zusammenzufassen sowie Kommunikationsentwürfe zu erstellen. Hierfür können insbesondere Angaben aus Lebenslauf, Anschreiben, Antworten auf Bewerbungsfragen, interne Bewertungsnotizen und Kommunikationsinhalte verarbeitet werden, soweit dies für die jeweilige Funktion erforderlich ist. Die KI-gestützten Ausgaben dienen ausschließlich der Unterstützung der zuständigen Personen im Recruiting- und Auswahlprozess. Eine ausschließlich automatisierte Entscheidung über die Begründung eines Beschäftigungsverhältnisses findet nicht statt; die abschließende Entscheidung wird stets von einer natürlichen Person getroffen.
4. Verarbeitung personenbezogener Daten zu Werbezwecken
Deine Daten werden nicht zu Werbezwecken verarbeitet.
5. Wer erhält meine Daten?
Die Vertraulichkeit Deiner personenbezogenen Daten ist uns ein wichtiges Anliegen. Deine personenbezogenen Daten werden nur in jenen Fällen weitergegeben, wenn dies zur Erfüllung vorvertraglicher, vertraglicher oder gesetzlicher Pflichten, zur Wahrung unseres überwiegenden Interesses oder des eines Dritten notwendig ist oder wir hierzu Deine Einwilligung haben.
Erforderlichenfalls werden Deine personenbezogenen Daten, jedoch immer nur im jeweils erforderlichen Ausmaß, an folgende Empfängerkategorien weitergegeben:
Auftragsverarbeiter (Art. 4 Z 8 DSGVO) – z. B. IT-Dienstleister, Bewerbermanagement-Anbieter Recruitee B.V. bzw. Tellent sowie gegebenenfalls weitere von diesem eingesetzte Unterauftragsverarbeiter, soweit dies für den Betrieb der Plattform und von uns aktivierte Funktionen erforderlich ist. Die Verarbeitung erfolgt grundsätzlich innerhalb des EWR. Soweit im Einzelfall Unterauftragsverarbeiter in Drittstaaten eingebunden werden, erfolgt dies nur unter Beachtung der Art. 44 ff. DSGVO.
Gesetzliche und sonstige gewillkürte Vertreter wie Rechtsanwälte
Banken, Kreditinstitute
Krankenkassen
Rentenkassen
6. Wie lange werden meine Daten gespeichert?
Deine Daten werden nach Abschluss des Bewerbungsverfahrens 6 Monate lang aufbewahrt. Dies dient dazu, eventuelle Ansprüche nach dem Allgemeinen Gleichbehandlungsgesetz (AGG) abzusichern, da innerhalb dieser Frist Ansprüche geltend gemacht werden können.
Mit Deiner ausdrücklichen Einwilligung werden Deine Daten für ein Jahr aufbewahrt, z. B. für zukünftige Stellenangebote.
7. Werden personenbezogene Daten an ein Drittland übermittelt?
Die Übermittlung von personenbezogenen Daten in ein EU-Drittland ist selbstverständlich zulässig. Wir haben keine Pläne, Daten außerhalb der EU bzw. des EWR-Raumes zu übermitteln. Im Rahmen der Vertragsbeziehung – insbesondere im Leistungsfall sowie zur Geltendmachung, Ausübung und Abwehr von etwaigen Rechtsansprüchen – ist es erforderlich, dass wir Deine personenbezogenen Daten im erforderlichen Ausmaß an Empfänger in Drittländern übermitteln. Dies sind Länder außerhalb der EU bzw. des EWR-Raumes. In allen anderen Fällen erfolgt die Datenübermittlung aufgrund eines Angemessenheitsbeschlusses (Art. 45 DSGVO), geeigneter Garantien (wie z. B. Standarddatenschutzklauseln) i. S. d. Art. 46 DSGVO oder verbindlicher interner Datenschutzvorschriften (Binding Corporate Rules einer Unternehmensgruppe). In jedem Fall können Versicherer im Einzelfall personenbezogene Daten an Empfänger in Drittländern gemäß Art. 49 DSGVO übermitteln. Dies erfolgt insbesondere zur Erfüllung des jeweiligen Versicherungsvertrags (lit. b) oder zur Geltendmachung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen (lit. e).
8. Welche Datenschutzrechte habe ich?
Du hast jederzeit ein Recht auf Auskunft, Berichtigung, Löschung oder Einschränkung der Verarbeitung Deiner gespeicherten Daten, ein Widerspruchsrecht gegen die Verarbeitung sowie ein Recht auf Datenübertragbarkeit und auf Beschwerde gemäß den Voraussetzungen des Datenschutzrechts.
Recht auf Auskunft:
Du kannst von uns eine Auskunft verlangen, ob und in welchem Ausmaß wir Deine Daten verarbeiten.
Recht auf Berichtigung:
Verarbeiten wir Deine Daten, die unvollständig oder unrichtig sind, so kannst Du jederzeit deren Berichtigung bzw. deren Vervollständigung von uns verlangen.
Recht auf Löschung:
Du kannst von uns die Löschung Deiner Daten verlangen, sofern wir diese unrechtmäßig verarbeiten oder die Verarbeitung unverhältnismäßig in Deine berechtigten Schutzinteressen eingreift. Bitte beachte, dass es Gründe geben kann, die einer sofortigen Löschung entgegenstehen, z. B. im Fall von gesetzlich geregelten Aufbewahrungspflichten.
Unabhängig von der Wahrnehmung Deines Rechts auf Löschung werden wir Deine Daten umgehend und vollständig löschen, soweit keine diesbezügliche rechtsgeschäftliche oder gesetzliche Aufbewahrungspflicht entgegensteht.
Recht auf Einschränkung der Verarbeitung:
Du kannst von uns die Einschränkung der Verarbeitung Deiner Daten verlangen, wenn
Du die Richtigkeit der Daten bestreitest, und zwar für eine Dauer, die es uns ermöglicht, die Richtigkeit der Daten zu überprüfen.
die Verarbeitung der Daten unrechtmäßig ist, Du aber eine Löschung ablehnst und stattdessen eine Einschränkung der Datennutzung verlangst,
wir die Daten für den vorgesehenen Zweck nicht mehr benötigen, Du diese Daten aber noch zur Geltendmachung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen brauchst, oder
Du Widerspruch gegen die Verarbeitung der Daten eingelegt hast.
Recht auf Datenübertragbarkeit:
Du kannst von uns verlangen, dass wir Dir Deine Daten, die Du uns bereitgestellt hast, in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format zur Verfügung stellen und dass Du diese Daten einem anderen Verantwortlichen ohne Behinderung durch uns übermitteln kannst, sofern
wir diese Daten aufgrund einer von Dir erteilten und widerrufbaren Zustimmung oder zur Erfüllung eines Vertrages zwischen uns verarbeiten, und
diese Verarbeitung mithilfe automatisierter Verfahren erfolgt.
Bei technischer Machbarkeit kannst Du von uns eine direkte Übermittlung Deiner Daten an einen anderen Verantwortlichen verlangen.
Widerspruchsrecht:
Verarbeiten wir Deine Daten aus berechtigtem Interesse, so kannst Du gegen diese Datenverarbeitung jederzeit Widerspruch einlegen; dies würde auch für ein auf diese Bestimmungen gestütztes Profiling gelten. Wir verarbeiten dann Deine Daten nicht mehr, es sei denn, wir können zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung nachweisen, die Deine Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen. Der Verarbeitung Deiner Daten zum Zweck der Direktwerbung kannst Du jederzeit ohne Angabe von Gründen widersprechen.
Beschwerderecht:
Bist Du der Meinung, dass wir bei der Verarbeitung Deiner Daten gegen deutsches oder europäisches Datenschutzrecht verstoßen, so bitten wir Dich, mit uns Kontakt aufzunehmen, um Fragen aufklären zu können. Du hast selbstverständlich auch das Recht, Dich an die für Dich zuständige Aufsichtsbehörde, das jeweilige Landesamt für Datenschutzaufsicht, zu wenden.
Sofern Du eines der genannten Rechte uns gegenüber geltend machen willst, so wende Dich bitte an unseren Datenschutzbeauftragten. Im Zweifel können wir zusätzliche Informationen zur Bestätigung Deiner Identität anfordern.
9. Bin ich zur Bereitstellung von Daten verpflichtet?
Die Verarbeitung Deiner Daten ist zum Abschluss bzw. zur Erfüllung Deines mit uns eingegangenen Vertrages erforderlich. Wenn Du uns diese Daten nicht zur Verfügung stellst, werden wir den Abschluss des Vertrags in der Regel ablehnen müssen oder einen bestehenden Vertrag nicht mehr durchführen können und folglich beenden müssen. Du bist jedoch nicht verpflichtet, hinsichtlich für die Vertragserfüllung nicht relevanter bzw. gesetzlich nicht erforderlicher Daten eine Einwilligung zur Datenverarbeitung zu erteilen.
